Rachael Maun

Arbeitspensum effektiv planen und verwalten

Ob an der Universität oder im Beruf – du musst dein Arbeitspensum effektiv bewältigen und die dir zugewiesenen Aufgaben im Griff behalten.

In diesem Artikel geht es darum, wie du dein Arbeitspensum effektiv planen und bewältigen kannst, was wiederum dazu beiträgt, Stress und Ängste abzubauen und deine Produktivität und dein Gefühl der Erfüllung zu steigern.

Auf dieser Seite:

Hintergrund
Wie kann sich das auf mich auswirken?
Praktische Tipps
Fragen, über die du nachdenken solltest

Hintergrund

Dein Arbeitspensum bezieht sich auf die Menge an Arbeit, die du erledigen musst. Die Bewältigung deines Arbeitspensums und der damit verbundenen Aufgaben und Aktivitäten ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit und auch unseres Privatlebens.

Für die meisten von uns fängt es damit an, eine Aufgabenliste zu erstellen, aber die Verwaltung des Arbeitspensums geht darüber hinaus: Es geht auch darum, den eigenen Fortschritt zu verfolgen, Fristen zu setzen und – wo nötig – andere Personen in die Zusammenarbeit einzubeziehen.

Wenn du in der Lage bist, dein Arbeitspensum effektiv zu planen, hast du die Kontrolle, da du weißt, was auf dich zukommt, und du kannst auch Aufgaben ablehnen, die du einfach nicht erledigen kannst. Wenn du weißt, wie du dein Arbeitspensum effizient bewältigen kannst, kannst du auch produktiver arbeiten, bessere Ergebnisse erzielen und zufriedener sein. Dies wiederum wird deinen Stresspegel senken und deine Arbeit angenehmer machen.

Bei der Planung und Bewältigung deines Arbeitspensums sind drei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen:

Wie viel Arbeit du zu tun hast
Wie dringend oder wichtig jede Aufgabe ist
Wie schwierig oder zeitaufwändig jede Aufgabe ist

Wie kann sich das auf mich auswirken?

Vorgesetzte neigen dazu, von ihren Mitarbeitenden ein hohes Maß an Produktivität zu erwarten, und sie erwarten vielleicht auch, dass eine Mitarbeiter*in in der Lage ist, ihre Zeit einzuteilen. Dies ist jedoch keine leichte Aufgabe, und Überlastung und Überforderung können zu Stress, Angst und Produktivitätsverlust führen.

Aus Gesprächen mit autistischen Hochschulabsolvent*innen haben wir erfahren, dass dies eine häufige Herausforderung ist, vor allem wenn man eine neue Stelle antritt. Zu den häufigen Problemen gehören:

Stress und Ängste vor den anstehenden Aufgaben
Ein allgemeines Gefühl der Überforderung
Risiko eines Burnouts
Die Unfähigkeit, nach der Arbeit “abzuschalten”, was zu einem schlechten Schlafverhalten und der Unfähigkeit, sich zu entspannen, führen kann
Höhere Abwesenheitsquoten
Verpasste Fristen und Termine
Prokrastination und mangelnde Konzentration
Ineffizienz und geringe Qualität der Arbeit
Zunahme der Fehler bei der Arbeit
Angespannte Beziehungen am Arbeitsplatz
Mangelnde Freude an deiner Arbeit
Ständige Neuplanung
Länger arbeiten als man sollte

Zu lernen, wie man sein Arbeitspensum effektiv plant und bewältigt, ist ein wichtiger Aspekt der Arbeit. Das kann entmutigend sein, vor allem wenn es sich wie eine zusätzliche Belastung neben der eigentlichen Arbeit anfühlt. Das ist normal und verständlich.

Es lohnt sich jedoch, sich die Zeit zu nehmen, um darüber nachzudenken, wie du an dein Arbeitspensum herangehen kannst, wie lange du für die Dinge brauchst und welche Arbeiten du übernehmen kannst – oder vielleicht auch ablehnen musst.

Was kann ich als nächstes tun?

Erstelle eine To-Do-Liste, um deine Aufgaben zu organisieren. Wenn du deine Aufgaben in eine Liste einträgst, kannst du dein Arbeitspensum besser bewältigen, da du besser organisiert bist, weniger gestresst bist und nichts Wichtiges vergisst.

Praktische Tipps

Die folgenden Tipps können dir helfen, dein Arbeitspensum zu bewältigen und zu planen:

Setze Prioritäten für deine Arbeit und lege erreichbare Ziele und Fristen fest.
Zu Beginn eines jeden Arbeitstages gehe alle Aufgaben durch, die du erledigen musst. Ordne diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit (siehe Quadrantenbild unten: dringend und wichtig, nicht dringend, aber wichtig, dringend, aber nicht wichtig, nicht dringend und nicht wichtig). Einige Aufgaben müssen dringend erledigt werden, andere können bis zum Ende des Tages warten. Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix ist ein einfaches Instrument, das dir hilft, Prioritäten zu setzen und dich zu konzentrieren. (Quelle: Brett McKay, Kate McKay: A Man’s Life, Personal Development, 2013)
Verfeinere deine Aufgaben. Sammle so viele Informationen wie möglich zu jeder Aufgabe, z. B. “warum”, “was” und “wer”. Füge auch “wie” hinzu, wenn du dies weißt, selbst wenn es nur der erste Schritt ist. Wenn du eine Vorstellung davon hast, wie lange die Erledigung der Aufgabe dauern wird, füge auch dies hinzu. Dies kann dir helfen, kleinere Aufgaben einzuplanen, die du sonst vielleicht übersehen würdest.
Erwäge digitale Planungstools. Digitale Planungssoftware kann dir helfen, den Überblick zu behalten und dringende Aufgaben hervorzuheben. Beispiele für digitale To-Do-Listen sind Apple Reminders, Microsoft To-Do und Google Tasks. Es gibt auch fortschrittlichere Tools, mit denen du mehrere Listen auf einer so genannten “Kanban”-Tafel verwalten kannst. Diese Tools sind für Teams konzipiert, funktionieren aber auch für Einzelpersonen hervorragend. Beispiele sind Trello, DragApp und
Vermeide Multitasking. Sofern du nicht extrem gut organisiert bist, ist Multitasking eher kontraproduktiv, und es ist viel produktiver, dich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Sprich mit deinen Vorgesetzten über deine Arbeitsbelastung. Sprich mit deinen Vorgesetzten, wenn du dich überlastet oder überfordert fühlst. Er kann dir vielleicht helfen, dein Arbeitspensum zu bewältigen und zu planen oder einige der anstehenden Aufgaben an andere Mitglieder deines Teams zu verteilen.
Erkenne an, dass du nicht alles tun kannst. Du fühlst dich vielleicht gezwungen, “ja” zu sagen, wenn Vorgesetzte oder Teammitglieder dir neue Aufgaben übertragen, aber wenn du zu viel Verantwortung übernimmst, kann das zu Stress und Unruhe führen. Wenn du das Gefühl hast, dass du nicht die Zeit hast, eine Aufgabe zu erledigen, die dir gestellt wurde, sage es, überfordere dich nicht. Das kann schwierig sein, aber ehrlich zu sagen, wie viel Arbeit du bewältigen kannst, ist besser, als Arbeit anzunehmen, die du nicht erledigen kannst.
Konzentriere dich auf deine persönlichen Stärken. Jeder Mensch hat einzigartige Stärken, die er in ein Arbeitsteam einbringen kann, und die Übernahme von Aufgaben, in denen du nicht besonders gut bist, kann zu Frustration und dem Gefühl der Überforderung führen. Stelle sicher, dass dein Arbeitsteam deine Stärken kennt und dass du deren kennen. Für etwas, das du gut kannst, brauchst du vielleicht weniger Zeit als deine Teammitglieder und umgekehrt. Berücksichtige die Stärken der einzelnen Teammitglieder bei der Aufteilung der Aufgaben.
Nehme dir Zeit, um die Aufgabe zu verstehen. Wenn du die Aufgabe in- und auswendig kennst, kannst du eine Menge Zeit sparen. Wenn du dir über Prioritäten, Ergebnisse und Fristen im Klaren bist, kannst du die Aufgabe besser verstehen und sie rechtzeitig erledigen. Wenn du dich bei einer Aufgabe unsicher bist, bitte einen Vorgesetzten oder ein Teammitglied um Klärung.
Wisse, wann man aufhören muss. Wer seine Aufgabe gut kennt, sollte wissen, wann sie beendet ist. Dies ist jedoch nicht immer leicht zu definieren, und oft herrscht Unklarheit über den Standard, mit dem eine Aufgabe abgeschlossen werden muss. Um diese Ungewissheit zu vermeiden, setze dir eine Frist, nach der du dich bei deinen Vorgesetzten über deinen Fortschritt informierst. Ihr könnt dann gemeinsam einschätzen, ob und wie viel noch zu tun ist.
Lege Pausen ein. Um dich auszuruhen und zu erholen, spaziere, gehe in einen Personalraum oder eine Cafeteria. Wenn du Personalräume und Cafeterien als überfordernd empfindest, verbringe deine Pause im Freien, auf einer Bank, in einem Park oder sogar in deinem Auto (wenn du eines hast). Wenn du Zeit für dich brauchst, ist das in Ordnung, du musst deine Pausen nicht mit anderen Mitarbeitenden verbringen.
Nehme dir Zeit für die Erledigung kleinerer Aufgaben. Kleine Aufgaben stehen oft auf deiner täglichen To-Do-Liste, werden aber aufgrund anderer wichtigerer und vorrangigerer Aufgaben vergessen. Nehme dir eine gewisse Zeit für diese Aufgaben, vielleicht einen oder zwei Nachmittage pro Woche. Wenn du eine Aufgabenliste hast, auf der keine kleineren Aufgaben stehen, fühlst du dich erholter.
Überprüfe deine Arbeit. Manchmal verbringst du vielleicht zu viel Zeit mit bestimmten Projekten oder Aufgaben. Nimm dir die Zeit, deine Arbeit zu analysieren und zu sehen, wofür du die meiste Zeit aufwendest. Vielleicht musst du deinen Schwerpunkt ändern, oder du stellst fest, dass andere Teammitglieder Aufgaben, die für dich zeitaufwändig sind, besser erledigen können, und du kannst ihnen bei einigen ihrer Aufgaben, die sie als zeitaufwändig empfinden, helfen.
Überprüfe deine Termine. Unnötige Termine oder Besprechungen können deine Zeit verschwenden. Sind alle Besprechungen, an denen du teilnehmen sollst, für deine Arbeit relevant? Wenn nicht, frage, ob deine Teilnahme notwendig ist, und begründe dies damit, dass du einen größeren Beitrag zu deinen anderen Aufgaben leisten könntest, wenn du nicht an dieser Besprechung teilnehmen würdest.
Organisiere deinen Papierkram. Es kann sich dabei um physischen oder digitalen Papierkram handeln, aber eine gute Organisation deiner Dokumente kann die Produktivität steigern. Organisiere deine E-Mails, deine Dateien und Ordner auf dem Computer und deinen physischen Papierkram. Überlege, ob du nur physische Dokumente für die zu erledigenden Aufgaben haben möchtest, und lege alle anderen erledigten Arbeiten ab. Kümmere dich sofort um den Papierkram, ordne ihn in geeigneten Ordnern und plane Zeit ein, um diese Ordner regelmäßig neu zu ordnen.
Schließe deine E-Mails. Dass dein E-Mail-Programm den ganzen Tag über geöffnet ist, kann störend sein, und der regelmäßige Eingang von E-Mails kann dich von der anstehenden Aufgabe ablenken. Überlege stattdessen, ob du deine E-Mails in regelmäßigen Abständen überprüfen solltest, z. B. jede Stunde oder am Ende jeder Aufgabe.
Belohne deine Leistungen. Es ist wichtig, dass du anerkennst, was du erreicht hast, dass du dich für deine harte Arbeit lobst und dich nach Möglichkeit mit etwas so Einfachem wie einer Tasse Tee oder Kaffee belohnst.

Fragen, über die du nachdenken solltest

Wenn du über dein Arbeitspensum nachdenkst, solltest du dir die folgenden Fragen stellen:

Musst du deinen Arbeitsplatz anpassen, um deine Produktivität zu steigern? (Sieh dir die häufigsten Anpassungen am Arbeitsplatz an)
Musst du mit deinen Vorgesetzten oder deinen Teammitgliedern über deine Arbeitsbelastung sprechen?
Hast du klare Fristen für deine Aufgabe?
Nimmst du mehr Arbeit auf dich, als von dir erwartet wird?
Bist du dir darüber im Klaren, welcher Qualitätsstandard von dir erwartet wird und wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern sollte?
Hast du in deinem Zeitplan genügend Pausen eingeplant?

Autorin

Dieser Artikel wurde von Rachael Maun, Leeds Beckett University, geschrieben. Lizenz: CC BY 4.0

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